Organisation

Les 31 outils indispensables pour augmenter sa productivité et son chiffre d’affaires!

Les 31 outils indispensables pour augmenter sa productivité et son chiffre d’affaires!

par | Juin 16, 2021 | Organisation | 0 commentaires

Organisation

Les 31 outils indispensables pour augmenter sa productivité et son chiffre d’affaires!

0%
19 min
16 juin 2021
262 vues
13 décembre 2021
0 Commentaires

Introduction

Tu veux toucher les étoiles? 

✒︎  Accomplir plus en moins de temps?

✒︎  Enfin mettre en place ce dont tu as besoin pour augmenter ton chiffre d’affaires?

Utopique? Non, il faut juste travailler avec les bons outils pour augmenter sa productivité!

Outils de gestion, de création, d’inspiration, du quotidien, pour améliorer ta concentration, pour planifier, ne plus rien oublier… 

✒︎  Tu veux être plus rapide, plus efficace?

✒︎  Plus concentrée?

✒︎  Augmenter la qualité de ton travail?

Suis-moi, direction les étoiles!!!
Dans ce guide complet, tu trouveras tous les outils géniaux et indispensables à ta micro-entreprise!

Certaines habitudes et outils sont essentiels, même dans une petite entreprise, pour être productif

Outils de prise de notes: productivité boostée

#1 Evernote

L’outil de prise de notes par excellence pour moi.

Une vraie merveille pour les to-do lists et pour trier/ranger/stocker toutes ses bonnes idées. Elle se synchronise en permanence!

Pratique si tu es dans la file d’attente et que tu as une idée de génie, tu l’écris sur ton mobile et tu la retrouveras sur ton pc en rentrant!

    Tu peux dicter tes notes, prendre une photo… rien ne sera mis aux oubliettes.
    Tu auras toujours tout à portée de main pour les jours gris!

    A l’abri sur le cloud et disponible sur tous tes outils (ordinateur, tablette et mobile) pour facilement trouver les informations que tu cherches, une application freemium très généreuse. Un outil essentiel pour augmenter sa productivité!!

    #2 Focus sur To-do-List et Things 3

    Il existe bien sur d’autres outils du même style que Evernote comme Things 3 (IOS) et To-Do List – Schedule Planner & To Do reminders (Android). Elles permettent de noter toutes tes idées et listes, de les classer, de créer des sous-tâches, d’évaluer ton temps et de planifier.

    #3 Notion (Notion Labs, Inc)

    On en parle de plus en plus, c’est un espace de travail tout en un pour gérer son travail, voire une équipe.

    Il comprend :

    ✒︎  Un espace de Notes et Documents pour structurer ses données
    ✒︎  Un système de gestion des tâches et projets
    ✒︎  Un Wiki d’équipe, une base de donnée d’informations

    Si je trouve l’outil intéressant pour le Wiki, la prise de notes et le rangement de documents, la partie gestion de projets et tâches est encore bien trop limitée à mon goût.

    Mais la technologie façon page web et la grande liberté d’usage de l’outil est vraiment intéressante et la version freemium est déjà généreuse.

    Par contre, l’interface en anglais complique sérieusement la tâche pour les allergiques comme moi…

    Outil pour planifier: Google Agenda (Google Calendar)

    Un agenda en ligne : pour planifier réunions, rendez-vous et économiser du temps.
    Une merveille si on prend le temps d’apprendre à l’utiliser à fond.

    Avantages :

    ✔︎  Impossible de le perdre car il est toujours sauvegardé sur le cloud. Il est dans ton téléphone portable, ta tablette, ton ordinateur… et ne pèse rien.

    ✔︎  L’agenda électronique permet de noter les micro-séquences de travail: 15 min de mails, 10 min pour les micro-tâches…

    ✔︎  Il permet de planifier sur des périodes très longues des récurrences (routines du matin et du soir, jours de repos, etc.)

    ✔︎  Il permet aussi de faire une analyse de son temps passé, présent et futur, mais aussi de faire des recherches ciblées.

    ✔︎  Tu peux le partager très facilement à tes clients pour la prise de rendez-vous via des outils et le partager avec tes équipes pour la gestion de réunions et projets.

    ✔︎  En cas de vol de ton téléphone ou de ton ordinateur portable, ce n’est pas la fin du monde, tu ne perds pas ta vie et tes plans (contrairement à un agenda papier)…

    ✔︎  Les modifications se font facilement, rapidement et sans ratures.

    ✔︎  Finis les doublons, les to-do lists sans fin et sans temps. C’est le support idéal pour les méthodes de gestion du temps.

    ✔︎  Finis les rendez-vous ratés, etc. Tu reçois une alerte sur ton téléphone.

    Tu n’en peux plus de ton agenda? Tu n’atteins pas tes objectifs et tu es surchargée?

    La formation express “Maitriser ton temps”
    inclus un tutoriel complet de l’outil Google Agenda

    Outils de gestion de projet: l’efficience par excellence!

    #1 Trello

    Trello est un super outil d’organisation pour tes projets et ton calendrier éditorial.

    Conçu pour augmenter sa productivité en s’inspirant de la méthode Kanban, c’est une version numérique du tableau de post-its de Toyota. Il permet d’organiser et planifier à peu près tout.

    Planning éditorial, gestion de projet, travail d’équipe, réflexion produit, etc. Très pratique et avec de nombreuses fonctionnalités. 

    Besoin d’aller plus loin? Un logiciel plus performant existe: Asana.

    #2 Asana

    J’ai une préférence pour Asana qui est une version supérieure et permet vraiment de gérer une équipe.
    Si tu as des employés/freelances, il te permet d’aller beaucoup plus loin dans la gestion des tâches et des sous-tâches pour des projets complexes comme la création d’une formation ou d’un événement.

    Perso, je suis team Asana, Trello est un peu trop limité pour moi.
    Tu peux aussi aller regarder du côté de ClickUp. Le marché évolue constamment et tu trouveras des outils de plus en plus avancés et performants.

    Miro: l'outil idéal pour préparer tes articles de blog

    Miro est un outil de cartes mentales (mind mapping)  et post-it numérique pour favoriser la réflexion (brainstorming) seul ou en équipe. Il inclut aussi des petites fonctionnalités de stratégie et planification, mais manque de fonctionnalités pour réellement être complet dans ce domaine.

    Par contre, quand tu dois réfléchir à la structure d’un article de blog, d’un nouveau produit/service ou n’importe quelle étape de réflexion. Il est vraiment visuel et agréable à utiliser. 

    Si ton entreprise est vraiment avancée et que tu cherche un outil puissant pour animer tes réunions d’équipe, le cran au-dessus de celui-ci (que j’adore!!!) c’est Klaxoon.

    Système de sauvegarde et de partage facile, sécurisé et performant!

    Dans le domaine de la sauvegarde, il ne faut pas plaisanter. Je te conseille un double système de sauvegarde. 2 sauvegardes de tes contenus, de préférence les 2 en ligne et non pas sur un disque dur pour éviter les risques (perte, vol, disque dur endommagé, incendie…).

    #1 Dropbox

    Personnellement, je n’ai RIEN sur mon ordinateur, TOUT est rangé dans mon Dropbox qui lui s’affiche sur mon PC.

    J’ai un dossier “bureau” qui remplace celui de l’ordinateur.
    Si mon ordinateur est volé, tombe ou prend feu XD: pas de problème, dans les 45 minutes qui suivent l’achat d’un nouveau PC, je peux commencer à travailler sans perdre la moindre donnée!

    En plus ça facilite vraiment le quotidien pour partager des fichiers en 2 clics.

    Et si Dropbox fait faillite ou perds mes données? J’ai un doublon sur Google Drive.

    #2 Google Drive

    Depuis qu’étudiante, j’ai perdu 2 mois de travail car j’avais la même semaine cassé mon PC et mon disque dur externe et découvert que le 2d disque de sauvegarde était corrompu, je ne jure que par le cloud!

    D’ailleurs, outre la sécurité de ne rien perdre (fais quand même deux copies) il y a aussi la protection de tes données, bien plus faciles à protéger qu’un disque dur qu’on peut facilement te voler ou t’emprunter.

    Sécurité sécurité les filles! Vos données sont une mine d’or, elles représentent des milliers d’heures de travail et de recherches à garder au chaud pour un usage présent ou futur!

    D’ailleurs, Google Drive, c’est bien plus que de la sauvegarde, c’est aussi un espace de partage.
    Avec tes clients ou ton équipe, tu peux partager l’accès aux dossiers et documents directement! Super pratique!

    Très, très utile!

    Tu peux aussi mettre des commentaires et poser une question directement sur une partie d’un document texte ou image. J’utilise énormément cette fonctionnalité pour collaborer sur des contenus à plusieurs (clients, équipe…). 

    Outils pour mieux gérer tes emails et ta newsletter

    #1 Ta boite mail optimisée avec Outlook

    Dans ce domaine, le leader reste Outlook, il permet de regrouper des dizaines d’emails pro, gmail ou autres en un seul endroit! De quoi s’épargner 50 connexions/déconnexions journalières.

    Tu peux programmer ta boite mail pour qu’elle range tes mails dans les dossiers par mots-clés, mettre en place des redirections et un système de tri et réponses automatiques. Et bien plus encore!
    Faire une petite formation sur le sujet, peux te faire gagner un temps précieux!

    Astuce avec Cleanfox, fais le ménage dans ta boîte mail en te désabonnant aux newsletters que tu ne lis plus.

    #2 Ta newsletter avec SendinBlue

    Difficile de faire un choix quand on se lance dans le monde des newsletter. Il faut faire le bon choix pour augmenter sa productivité et pas l’inverse.

    Après avoir changé plusieurs fois d’outils SendinBlue semble aujourd’hui le plus adapté. En français (pas comme MailerLite), avec un bon taux d’ouverture (contrairement à Mailchimp), de belles fonctionnalités et une solide réputation. Enfin, pas de problèmes techniques graves qui durent des semaines (comme MailJet) ou d’abonnement super cher sans freemium (comme GetResponse et ActiveCampaign).

    Par contre, si tu es déjà bien avancé dans ta communication et que tu souhaites aller vraiment loin avec ta newsletter, il faudra plutôt envisager ActiveCampaign qui offre beaucoup plus de fonctionnalités (en Français).

    La communication requiert 25% du temps du dirigeant.

    Chester Barnard

    Outils pour automatiser les interactions entre outils et réseaux sociaux

    #1 Zapier

    Zapier est un outil pour automatiser les interactions entre plusieurs outils qui normalement ne se connectent pas entre eux. THE outil pour augmenter sa productivité!!!

    Envoyer des mails automatiques pour les paniers abandonnés, inscrire les gens qui participent à ton sondage automatiquement sur ta mailing list. T’envoyer un mail de rapport à chaque action prédéfinie, etc. No limits!!!

    Une merveille une fois qu’on a compris comment exploiter tout son potentiel!

    #2 Rambox

    Tu craques littéralement d’avoir autant d’outils de communication de partout?
    Messenger, Instagram, Facebook, 20 mails, WhatsApp, Hangout, Skype, Gmail, Discord, LinkedIn…

    Rambox est un super outil pour regrouper TOUS tes modes de communication à un seul endroit, arrêter de perdre ton temps à te connecter partout 2 fois par jour, rater la moitié des messages et les mettre tous en silencieux en 1 clic…. Magique!

    #3 Later

    Le meilleur rapport qualité/fonctionnalités/prix pour programmer tes publications sur les réseaux sociaux.

    Avec des fonctionnalités très pratiques comme l’analyse des #, le suivi avancé de tes statistiques, la programmation des posts, la prévisualisation de ta grille IG, etc. En anglais (mais tu peux l’avoir en Français avec le navigateur Chrome) et compatible avec Tik Tok, Instagram, Facebook, Twitter, Pinterest et LinkedIn. 

    Le meilleur moyen de regrouper toute ta programmation en un seul endroit.

    #4 Linktree, Contact In Bio & Linky

    Une petite merveille si tu utilises Instagram, ils te permettent de proposer plusieurs liens en un seul et rediriger tes clientes vers le bon canal.

    Linktr.ee la version gratuite permet déjà pas mal de choses, mais tu peux paramétrer un design plus avancé avec la version premium.

    Si tu as un site WordPress, tu peux utiliser le plugin Linky plus limité mais totalement gratuit.

    Tu peux également te bricoler ta propre version avec Divi, si tu sais bien le manier. Cette solution plus complexe permet bien plus de créativité dans la mise en page.

    Enfin 4e possibilité un concurrent de Linktree mais avec beaucoup plus de possibilités (mais un peu plus difficile à manier) Contact In Bio.

    Pour trouver de l’inspiration et être à la page: les indispensables!

    #1 Pocket

    Une application géniale pour stocker des articles intéressants afin de les lire plus tard. Finie la perte de temps à chercher cet article complet dont tu as besoin ou à t’arrêter dans tes tâches pour lire ce super article sur l’art… de cuire les patates.

    Stocke et trie toute la matière qui t’intéresse pour plus tard.

    La version freemium est déjà super complète.

    #2 Feedly

    Feedly va plus loin, il fait une veille. C’est-à-dire qu’il récupère pour toi les articles que tu pourrais trouver intéressants. Fais ton paramétrage et tiens-toi informée de toutes les nouveautés.

    De quoi alimenter ton inspiration et augmenter ta productivité. Une pépite!

    Augmenter sa productivité sur le web

    #1 WordPress + Divi

    LA combinaison parfaite pour créer mes sites web et ceux de mes clientes. 

    C’est une combinaison souple et hyper performante qui permet d’avoir des sites visuellement uniques et attractifs une fois la bête domptée.

    WordPress (Attention WordPress.ORG et pas WordPress.COM) gère la partie fonctionnalités de ton site et Divi te permet de faire le design de ton choix.

    #2 Canva

    Canva est une version très simplifiée d’Illustrator et Photoshop. Elle permet aux non-graphistes de réaliser des visuels simples et efficaces pour leurs réseaux sociaux et leur site.

    La version pro permet d’aller plus loin avec tes propres polices d’écriture et une large base de données d‘images, de formes et modèles, libres de droits!!!  

    Tu peux enregistrer et revenir sur ton travail, le dupliquer… 

    Un outil vraiment sympa pour rapidement créer des vidéos pour ton stand, tes visuels pour les réseaux sociaux, un flyer, une affiche, une carte de visite…

    Calculer ton temps et ton prix

    #1 Toggl

    Toggl  (site+app) 

    Quand tu calcules tes prix, tu dois absolument savoir combien de temps exactement tu passes à créer ou concevoir ton produit/service.

    De même, tu as besoin d’évaluer ton temps:

    ➽  Quelles tâches te prennent le plus de temps?

    ➽  Est-ce que cette nouvelle méthode de travail est plus efficace?

    ➽  Quel est ton temps moyen pour réaliser telle tâche?

    ➽  Quelles tâches doivent absolument être déléguées?

    Pour tout cela et plus encore, Toggl est génial, la version gratuite suffit à chronométrer le temps passé sur chacun de tes projets professionnels.

    #2 Time planner

    Une application mobile absolument géniale pour évaluer le temps passé sur chaque tâche par jour. Il demande un temps pour l’exploiter à 100% car il est ultra complet.

    Elle te permet d‘évaluer les grands pôles et les voleurs de temps.
    Combien de temps passes-tu devant la télé? A faire du sport? A travailler?

    Hiiiirk! Attention à la prise de conscience! Tu pourrais bien découvrir que tu ne manques pas de temps, mais que tu le jettes littéralement par la fenêtre!! Crise cardiaque et surprises garanties durant les premières semaines!

    On ne peut pas rattraper le temps perdu, mais on peut essayer de ne pas perdre le temps qui reste.

    Damien Berrard

    Augmenter sa productivité avec la gestion du temps

    Ahh internet! On surfe puis plouf on loupe la vague! 
    Nous voilà alors noyés sous un flot d’informations ou perdus dans une profusion de vidéos de chatons sur Facebook. Les heures défilent et tu n’as finalement pas avancé d’un iota.

    Voici les solutions infaillibles.

    #1 Tomate Mécanique

    Une application mobile pour mes sessions Pomodoro. 

    Je t’explique:
    C’est une méthode pour augmenter sa productivité en travaillant par cycles inventée par Francesco Cirillo. Elle a pour but de vaincre la procrastination avec des temps de travail prédéfinis et des pauses régulières.

    Tu lances le chrono pour 25 minutes, puis 5 min de pause. 4 fois de suite. Avant de prendre une pause de 15 min. Ensuite refaire un cycle.

    4 x 25 min de travail avec 5 min de pause entre chaque session puis 15 min de pause.

    Hyper efficace pour éduquer ton cerveau et augmenter sa productivité. Imagine, finir la journée avec une impression de satisfaction et de réussite!!!

    Et si tu es plus PC, tu peux opter pour Tomato Timer.

    Envie d’aller plus loin ? Apprends à maîtriser ton temps

    #2 Adblock

    Adblock, de quoi bloquer les publicités… enfin, presque toutes!

    #3 Freedom

    Bloque l’accès aux sites de ton choix, pour éviter les interruptions et cela durant le temps que tu souhaites!

    Trop bien pour rester focus, nan! 

    C’est la béquille parfaite si tu as du mal à t’autodiscipliner.

    #4 TipStuff

    L’outil idéal pour les mamans!

    Il permet de gérer l’emploi du temps familial et les contraintes de chacun, liste de courses, emplois du temps, rappels pour les vaccins de ton compagnon à quatre pattes.

    Cette application est increvable et synchronisée sur les portables de toute la famille pour permettre de s’organiser hyper facilement. Gain de temps assuré.

    Pour avoir du temps pour toi, ton entreprise et ta famille, je trouve cette appli hyper complète même en freemium.

    Les visioconférences

    Pour les webinaires et les visioconférences à rallonge, Zoom est stable, simple, ludique, de bonne qualité! Il te faudra certainement la version payante si tu veux dépasser les 40 min sans coupure.

    Sinon tu as également Meet, l’outil Google, moins pratique mais pour une simple visio il fait le job

    Google Analytics: productivité 100% boostée!

    Pour surveiller les statistiques sur ton site, c’est le big boss du marché!

    Booster le SEO, mieux connaître ton persona et leurs préférences, les pages qui cartonnent…

    Impossible de faire plus complet et gratuit.

    L’essentiel coffre-fort

    Dashlane (site+app)

    Le coffre-fort de mots de passe, essentiel pour avoir des mots de passes ultra sécurisés (contrairement à l’enregistrement sur ton navigateur) et ne pas perdre 10 min pour te connecter à chaque fois. 

    Sans souci, il te permet d’avoir des mots de passe hyper compliqués et sécurisés et d’en changer régulièrement sans péter les plombs. La version gratuite autorise déjà 50 mots de passe enregistrés et la version premium (3€/mois) permet d’en enregistrer autant que tu veux et d’avoir un VPN (réseau privé virtuel) inclus. Disponible sur mobile, ordinateur et tablette.

    Autre option, prévois un document secret en ligne, bien caché, avec un nom discret du genre “liste de courses” “salade interne”…

    La joie de trouver enfin l’outil dont tu as besoin pour ton business et cesser de perdre ton temps! #letempsc'estdelargent

    Conclusion

    Tout comme Rodin n’a pas sculpté le penseur avec une fourchette, un bon outil te fera gagner un temps fou. Bien sûr tu pourrais le faire (plus ou moins) avec un mauvais outil, mais le coût en temps (et donc en argent) et la qualité du résultat ne sera pas la même! Augmenter sa productivité est donc un enjeu important pour protéger ton entreprise!

    Attention, pour être efficace, prends le temps d’apprendre à maîtriser à 100% chaque outil que tu choisis. Raccourcis clavier, programmation… chaque minute économisée représente des jours voire des semaines gagnés en fin d’année. 

    Et plus important encore, cela te permettra de rester concentrée sur l’essentiel… Ton activité et passion!

    A bientôt
    Ta plus grande fan
    Loïs

    Besoin de reprendre le contrôle de ta vie ?
    Apprends rapidement à gérer ton temps.

    Et toi? Des outils favoris à partager pour augmenter sa productivité?

    Qu'est-ce qu'on Pint aujourd'hui?

    Alors cet article, utile ou pas ?

    Mots clés

    Loïs GERARD

    Depuis 2011, j'accompagne les créateurs, artisans, écrivains, illustrateurs… et les passeurs de savoir (coachs, formateurs, thérapeutes... ) dans leurs défis du quotidien pour qu'ils puissent vivre de leur passion.

    Véritable couteau suisse digital, mon équipe et moi sommes experts en plan marketing pour se faire connaître, en création de marques fortes, pour fidéliser les clients et en augmentation des revenus avec un site web ou la création de cours en ligne, magazines, box, coffrets...

    C'est justement tous ces sujets que j'aborde ici, sans langue de bois, avec humour, pédagogie et pragmatisme pour que tu puisses passer rapidement à l'action.

    0 Commentaires

    visiteur
     
    >
    Press Enter to Search